A jó előadónak sokkal több sztorija van, mint amennyit elmond
Milyen egy jó előadás? Hogyan lehet a közönségre szabni a mondanivalónkat? Hogyan rögzül legjobban az információ? Mennyit kell készülni egy üzleti prezentációra? Interjú Szugyiczki-Györfi Katalin prezentációs készségfejlesztő trénerrel.
A sikeres prezentáció kulcsa a szituációelemzés és a perszonalizáció. A jó előadó mindig „túlbookol”, vagyis sokkal több sztorival és példával készül, mint amit valójában el is mond és sohasem adja elő ugyanazt a prezentációt kétszer ugyanúgy. Az üzleti életben is hatásos előadói módszerekről Szugyiczki-Györfi Katalin prezentációs készségfejlesztő trénerrel beszélgettünk.
Sok helyen olvasni mindenféle arányszámokat a sikeres előadásokhoz, mint például a Guy Kawasaki féle 10-20-30-as szabály – 10 dia, 20 perc, 30-as betűméret. Lehet így általánosítani azt, hogy milyen egy jó prezentáció?
Nagyok sok ehhez hasonló számmisztikum van a prezentációkkal kapcsolatban. A marketingkommunikáció világában szeretik, ha valami számszerűen meg van határozva, holott ez elképesztően nehéz. A tendencia ugyanis az, hogy mindent abszolút személyre szabunk, éppen ezért szinte képtelenség ilyen számokat létrehozni. Az online marketingben minden neked szól: neked, aki X éves, egy adott helyen élsz, férfi/nő vagy és így tovább. A prezentáció is épp attól lesz hatásos, ha pont arra a szituációra és közönségre van komponálva, akiknek előadjuk, és végig őszinte odafigyeléssel, kommunikációs partnerként tekintünk a közönségünkre.
A sikeres prezentációk mibenlétének vizsgálatát mindig azzal kezdjük, hogy górcső alá vesszük, kiknek fogunk beszélni. A legfontosabb, különösen az üzleti prezentációknál, hogy nagyon pontosan tudjuk, kikhez fogunk beszélni, milyen szituációról lesz szó vagy hogy hányadikként adunk elő.
Nagyon gyakori az üzleti világban, hogy tenderprezentációt kell tartanunk vagy kockázati-tőkekezelőknek adunk elő. Gondoljunk bele abba, hogy egy olyan tőkealapnak adunk elő, akik mondjuk a 12. befektetésüket keresik és már van a portfóliójukban három másik IT cég. Ha mi odaállítunk egy következő IT szervezettel, akkor kötelességünk tudni, hogy mi a „rés a pajzson”, vagyis mi az, amivel mégis hatékonyan meg tudjuk őket szólítani. Teljesen máshogy kell felkészülni egy ilyen helyzetre, mint akkor, ha egy olyan alapnál kell előadnunk, ahol még nincs a portfólióban IT cég, és rengeteg idejük van eldönteni, kibe szeretnének fektetni.
A mai marketingkommunikáció, így az előadástechnika is az individualizációról szól, arról, ahhoz beszéljünk, aki éppen előttünk van. Van egy szabály, amit követek és azokat is erre kérem, akiket felkészítek, miszerint nincs olyan, hogy egy prezentációt kétszer ugyanúgy adunk elő.
Hiába alkotunk meg egy ütős céges előadást, mindig hagynunk kell 1-2 diát, amit a közönségre tudunk formálni, ahol olyan megszólítás, kulcsüzenet van, ami nekik érdekes, ami annak az adott közönségnek izgalmas.
Az online marketing kampányoknál is, ha van mondjuk egy belgyógyászati szakrendelés, akkor ahhoz nem egy db bannert készítünk a Facebookra, amin az szerepel, hogy belgyógyászati szakrendelés, hanem lesz egy a fiatal korosztály számára (férfi, női változatban) lesz egy az idősebb korosztálynak (szintén külön nemek szerint), lesz a vidéki célcsoportnak szóló, egy a városi közönségnek és így tovább – mindig az adott perszónát megszólítva. A prezentációk esetében ez hatványozottan igaz.
Az ilyen 10-20-30-as vagy bármilyen általános szabályokkal nehezen tudok egyetérteni, főleg a 30-as betűméret az, ami nem nagyon állja meg a helyét. A szituációelemzés része, hogy felmérjük abban a teremben, ahol elő akarunk adni, milyen betűméret lesz hatékony. Ha mondjuk az Internet Hungary konferencián kell előadnunk 400 embernek és tudjuk – mert megkérdeztük a szervezőt –, hogy nagyon nagy a terem és messze lesz a kivetítő, akkor lehet, hogy ott épp 46-os betűméretet fogunk használni. De ha egy olyan üzleti prezentációról van szó, ahol egy kis tárgyalóasztalnál ülünk szemtől szemben egymással, vagy akár Zoomon keresztül beszélünk, akkor lehet, hogy még a 12-es betűméret is tökéletesen elegendő.
A prezentációknál sem mindegy, hogy hányadikként adunk elő?
Az, hogy hányadikként prezentálunk általában a konferenciák esetében fontos, de emellett még a napszakon is nagyon sok múlik. Nagyon nagy ereje van annak, aki elsőként vagy utolsóként beszél, nem mindegy, hogy ebéd előtt vagy után jövünk mi, vagy hogy mondjuk egy híres előadó után kell prezentálnunk. Igazán elegáns például visszakapcsolnunk az előttünk elhangzott prezentációra. Kegyetlen dolga van annak, aki ebéd után ad elő, márpedig valakinek ezt a békát is le kell nyelni. Ezer meg ezer tipp van, hogy mit lehet egy ilyen helyzetben tenni, kezdhetünk például valami átmozgató gyakorlattal, légzéstechnikával, nem ritka az sem, hogy azt javasoljuk annak, aki az ebéd utáni szekcióba kerül, hogy nyugodtan indítson valami izgalmas dologgal, hiszen a cél itt az, hogy a gyomorból az agyba tereljük vissza a vérkeringést. Nemrég tartottam egy előadást, ahol az ebéd utáni második prezentáció volt az enyém és bizony hosszú percekbe telt, mire elértem, hogy felcsillanjanak a szemek és azt lássam, hogy tényleg érdekli a közönséget, amit mondok.
Mennyiben más az, ha egy kis start-up cégnél, egy nagyvállalatnál vagy akár egy konferencián kell előadnunk?
Mindenkit más érdekel. Vannak generációs különbségek, de emellett is igaz, hogy mindenkit más köt le. Az előadást úgy kell elképzelni, mint egy prizmát. A leggyakoribb példa, amit használunk, hogy hogyan lehet bemutatni Budapestet. A városnak ezer oldala van, mi döntjük el a prizma melyik oldalát fordítjuk a közönség felé, hiszen megjósolható, hogy a város arcai közül mi fog érdekelni. Vagy hogy üzleti példánál maradjunk, hogyan mutatunk be mondjuk egy tejkitermelő üzemet? Minden közönséget más részletességgel és már perspektívából fog érdekelni a téma. Ha tudom, hogy akikhez beszélek, azokat a dolgok háttere, története ragadja meg – mondjuk mert a hallgatóságom idősebbekből áll – akkor ezt a szálat viszem végig, több időt szánok rá.
Az előadás során szintén fontos, hogy legyünk intuitívak. A gyakorlat is azt mutatja és mi is azt tanítjuk, hogy úgymond „túlbookoljuk” azokat a sztorikat, példákat, amikkel az adott közönség számára készülünk legyenek azok japán turisták, aki Budapestre látogatnak, vagy texasi fiatalok – egy jó előadó mindig több példával készül és azt a szálat viszi tovább, aminél látja, hogy a közönség ráharapott. Tudni kell akár menet közben is változtatni.
Volt például egy előadó, akinek egy piacvezető banknál kellett prezentálnia. Fiatal titánként folyamatosan egyes szám első személyben beszélt, vagyis ÉN, ÉN, ÉN. Pusztán azzal, hogy kicseréltük a személyes névmást MI-re, elvettük a dolog élét, ami a közönségénél, akik már a 120. ilyen prezentációt látták esetleg rosszul jött volna ki. Sikerült elérni, hogy komolyan vegyék az előadót.
Egy másik példa még a COVID járvány előttről: az egyik nagy hazai Zrt. vezérigazgatója adott elő 3000 embernek, akik között volt egy kiemelten fontos személy. Ebben az esetben úgy építettük fel a prezentációt, hogy egyrészt szólt a 2999 résztvevőnek, de nagyon finoman elrejtettünk olyan kulcsüzeneteket is, ami annak az egy prominens személynek szólt. Nem volt külön kiemelve, nem volt hajbókolás, egyszerűen betettünk egy-két olyan gondolatot, háttérüzenetet, ami pontosan rá volt szabva.
A szituációelemzésnek és a perszonalizációnak van azonban egy veszélyes oldala is, amire figyelni kell ez pedig a sztereotipizálás. Ez egy banánhéj, amin könnyen elcsúszhatunk. A tréningeken is téma szokott lenni, amikor például Budapest bemutatásánál maradva, azt mondjuk a japán csoportnak, hogy „ti úgyis szeretitek a melegvizes fürdőket, menjetek a Gellértbe”. Minden olyan következtetést, üzenetet, ami már sztereotip, azonnal törölhetünk is. Csak finoman szabad érinteni azt a területet, amiről azt gondoljuk, hogy érdekli a közönséget, a sztereotípia minden formáját kerülni kell.
Mit jelent ez pontosan a prezentációk szempontjából a generációs különbség? Több vizuális elemet kell használni például, ha a fiatalabbakhoz szólunk? Van még más ilyen jól körülírható kategória, ami befolyásolja hogyan adunk elő?
Szokták mondani, hogy valaki vizuális típus. Ez valóban így van, mert igazából mindenki vizuális típus és mindenkinek jól esik, ha bizonyos dolgokat képként vagy infografikán jelenítünk meg (főleg, ha annak a tartalomnak jól is áll ez a fajta ábrázolás). Minden esetben külön meg kell komponálni annak az arányát, hogy mit mondunk el és mit írunk le. Az fontos alapszabály, hogy minél több érzékszervünkkel érzékelünk valamit, annál jobban fog rögzülni, annál jobban értjük. Amit látunk, azt 60 ezerszer gyorsabban dolgozzuk fel, mint amit csak mondunk vagy hallunk. Az előadókban a kommunikációs összhatás fontosságát szoktuk tudatosítani. Ami legtöbbször megdöbbenti őket, hogy amit mondunk az csupán a 7%-a annak ahogyan a közönség befogadja az információt.
Az összes többi a vizualizációhoz és a halláshoz köthető, azaz, hogy milyen az előadó hanghordozása, milyen benyomást kel az, amit kivetít. Sokkal lényegesebb maga az egység, amit látunk, hallunk, érzékelünk, mint ami konkrétan szövegként elhangzik.
Mennyit kell készülni általában egy üzleti előadásra?
A prezentáció időtartama és arra való felkészülést úgy lehet legjobban leírni – ha már népszerűek ezek az arányszámok – hogy 5% a tényleges előadás és 95% a felkészülés. Ezen sokan meg szoktak lepődni, de mondhatjuk azt, hogy egy 45 perces előadásra akár 45 órát is kell készülni. Ez a felkészülés azonban nem csak azt jelenti, hogy elkészítem a PowerPoint diákat, itt jön a képbe a korábban említett „túlbookolás” vagyis, hogy 100 sztorim és 100 példám legyen a témával kapcsolatban, hogy mindig elő tudjak húzni még egyet, ha a helyzet úgy kívánja, hogy be tudjam illeszteni a megfelelő poént a megfelelő helyre, olyan vizualizációkat és akkor használjak, amitől meglesz a személyes és tárgyi hitelességem.
Van erre egy jó példa amire nagyon büszke vagyok. Az egyik nagy biztonságtechnikai cég egy gigantikus pályázatot nyert el, mert 12 órán keresztül dolgozunk az előadóval azon, hogy pontosan mikor és mit mondjon, kik leszneke a tárgyalópartnerei között, őket pontosan mi fogja érdekelni, milyen kérdéseket tehetnek fel, azokra mik legyenek a válaszok. Úgy volt ez 12 óra, hogy ekkor a beszéde és a prezentáció már készen voltak.
Egy másik nagyon kedves példa, amikor egy magyarországi cég ügyvezetője szerette volna elkápráztatni a külföldi tulajdonosokat és azt kérte, úgy legyen „brutális” és jól összerakott az előadás, hogy közben nem szabad túlságosan csilli-villinek lennie. A túldíszítés már kontraproduktív lenne, épp az ellenkezőjét hozná, mint amit el szeretne érni. Az előadással azt akarta megmutatni, az volt a kulcsüzenete, hogy felkészült, megtisztelte a közönségét azzal, hogy energiát fordított a prezentáció összeállítására. Ez minden előadás esetén fontos szempont.
A prezentációk részei a kérdések is. Konferenciák esetében erre általában az előadás végén van lehetőség, mi a helyzet az üzleti prezentációknál?
Ez egy olyan rész, amire külön fel szoktuk készíteni az előadókat. A kérdések lehetnek a prezentáció alatt vagy a végén, van ilyen is olyan is. A legelegánsabb megoldás, ha már a legelején azt mondjuk, mi olyan előadók vagyunk, akiknél menet közben is lehet kérdezni. Ez nagyon szép gesztus és jóindulatot, jó hangulatot sugároz. Ezt úgy nevezik, hogy captatio benevolentiae, vagyis a közönség megnyerése – Arisztotelész ír róla a retorikájában. A lényege, hogy vannak olyan tényezők, amiktől szimpatikussá tudunk válni a hallgatóság szemében. Az egyik ilyen, ha azt mutatjuk, hogy nyitottak vagyunk.
Az időzítés mellett fontos a kérdések esetében, hogy készülni kell rájuk. A szituációelemzés itt is segít, ha ismerjük a közönséget, akkor össze tudjuk szedni a 10 legvalószínűbb kérdést. Ha végigvesszük az előadásunkat, akkor látjuk, hogy mi az, amit nem fejtettünk ki részletesen, arra valószínűleg rákérdezhetnek, vagy mi az, ami izgalmas rész, ott is kaphatunk kérdéseket. Az is fontos, hogy írjuk össze mik azok a kérdések, amiket nem szeretnénk megkapni. Például hová tűnt a projektre szánt pénz 12%-a. Az ilyen kérdésekre is fel kell készülni frappáns válaszokkal. (Nem tartozik a kompetenciáim közé, hogy erről bővebben beszéljek. További háttérkutatásra van szükség, hogy korrektül válaszolhassak. …) Rendelkeznünk kell olyan panelválaszokkal, amelyek fenntartják az előadói szimpátiát. Mi a gyakorlatban általában meg szoktuk fordítani a helyzetet és a legkellemetlenebb három kérdésre eleve megkeressük a legütősebb válaszokat, hogy ne érjen minket kellemetlen meglepetés.
